Adjoint administratif CFARM 80% - H/F
L'établissement
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
- Soigner
- Former
- Chercher
Le poste
Ce profil de poste décrit les activités d’un adjoint administratif en charge du secrétariat du centre de formation des Assistants de Régulation Médicale (CEFAM) du CHU Grenoble Alpes.
Exigence institutionnelle
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect de confidentialité
Secteurs : Centre de formation
Unité : Centre de formation des Assistants de Régulation Médicale (ARM)
Domaine : Gestion administrative du CFARM
Le CFARM assure une formation régie par l’arrêté du 19 juillet 2019 relatif à la formation conduisant au diplôme d’assistant de régulation médicale et à l’agrément des centres de formation d’assistant de régulation médicale modifié par l’arrêté du 18 juillet 2023.
Le diplôme d’assistant de régulation médicale atteste de l’acquisition des compétences professionnelles requises pour l’exercice des missions d’assistant de régulation médicale dont la liste est définie par arrêté du ministère chargé de la santé.
Bâtiment René Coirier, site Nord :
Le centre de formation est situé au 2 e étage du bâtiment du SAMU
Le CFARM a pour missions :
- De former des professionnels autonomes, responsables et réflexifs, capables de développer une posture professionnelle clinique de qualité auprès des personnes soignées et usagers au sein d’une équipe pluri professionnelle. Elle propose un parcours professionnalisant qui permet à l’étudiant ou l’élève de construire progressivement ses compétences.
- De contribuer à la formation continue et au développement professionnel continu des professionnels en exercice,
- De promouvoir la recherche dans les domaines de la pédagogie interactive et de la Santé, plus particulièrement des soins tant dans le secteur sanitaire que médico-social.
- La capacité d’accueil est de : 40 places maximum auxquelles s’ajoutent les agents en parcours individualisé de formation, les personnes relevant de dispositifs transitoire ou temporaire, les personnes inscrites dans un processus de VAE.
L’adjoint administratif du CFARM a pour missions :
- d’organiser pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- de saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données alphanumériques, numériques ou comptables, dans le cadre des consignes et procédures définies.
Les activités spécifiques liées au poste
Gestion des sélections d'entrée :
- Gestion des inscriptions, contrôle des dossiers, édition et gestion des listes de candidatures par profil…
- Convocation des candidats aux différentes épreuves selon leur catégorie, gestion de l’anonymat
- Saisie des notes, élaboration des tableaux de résultats
- Envoi des résultats aux candidats et à la direction de la communication pour publication internet, affichage des listes
- Gestion des confirmations de place, désistements, demandes de report (liste principale et liste d’attente)
Gestion de la scolarité :
- Gestion générale
Constituer et gérer les dossiers des élèves : administratifs, pédagogiques et scolaires
Organiser et participer aux élections des représentants des élèves
Établir les déclarations d’accidents de travail
- Gestion de la rentrée :
Envoi des conventions de formation, des documents de rentrée et suivi des retours
- Aides financières
Instruire et gérer les dossiers des demandes d’aides financières
Assurer le suivi des présences des élèves : recueillir les justificatifs d’absences des élèves, rentrer les absences dans le logiciel et les plateformes internet des organismes publics (France Travail, Transitions Pro...), établir les attestations mensuelles de présence pour les divers organismes financeurs
Éditer et envoyer les conventions des frais de formation aux organismes financeurs et employeurs
Établir et transmettre les informations relatives aux indemnités de stage selon la procédure établie au service paie
- Stages
Sous la supervision du responsable des stages,
Assurer la mise en stage des élèves :
- Saisir les places de stages et les attribuer dans le logiciel de scolarité Forméis
- Éditer et envoyer les courriers relatifs aux stages
Assurer la gestion administrative des retours de stage : Recueillir, contrôler et scanner les feuilles d’évaluation et d’heures de stage et les transmettre aux référents pédagogiques
- Pédagogie
Sous la supervision du responsable pédagogique
Assurer le traitement de documents pédagogiques et s’assurer de leur mise en ligne
Enregistrer et diffuser les notes d’évaluation sur Forméis et MyKomunoté (MyK)
Tenir à jour les listes de formateurs et/ou évaluateurs, permanents et vacataires et gérer les états de rémunération mensuels
Assurer la gestion des enquêtes de satisfaction : mise en forme, envoi, relance, et extraction
- VAE Accompagnement et Jurys
Assurer la mise à jour du site internet du CFARM et information sur le processus de VAE et préparer la réunion d’information
Assurer le suivi et la gestion des livrets, de l’accompagnement VAE, des dossiers auprès des financeurs
Préparer les jurys d’évaluation et de certification des candidats VAE
- Fin de formation
Éditer les attestations de suivi ou fin de formation et préparer dossier remis à chaque élèves (attestations, diplômes)
Assurer un bilan de suivi post-formation pour les organismes financeurs
Établir toute statistique demandée et enquêtes en lien avec Qualiopi
Activités contributives :
- Préparer et participer aux différents audits de formation (France Travail, audit de financeurs, Qualiopi…)
- Participer à l’élaboration du plan de formation des personnels
- Participer à des groupes de travail
- Travailler en collaboration avec les secrétaires des différents Instituts de Formation
Profil recherché
Les compétences spécifiques :
- Rigueur et sens de l’organisation
- Aptitudes relationnelles
- Faire preuve de discrétion
- Sens de la relation et de la communication
- Ponctualité
Capacité à :
- Travailler en équipe pluriprofessionnelle
- Prendre des initiatives
- Prioriser les activités
- Être autonome
Connaissances :
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet, Intranet, Formeis)
- Du fonctionnement du CHUGA et plus particulièrement des instituts de formation
Compétences recherchées
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile