Adjoint Administratif 100% rhumatologie - Sud - H/F
L'établissement
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
- Soigner
- Former
- Chercher
Le poste
Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Rhumatologie.
Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.
MUTUALISATION avec polyvalence sur tous les postes.
- Accueil physique et téléphonique des patients (SVI)
✓ Gestion des RDV : Vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient (adresse et tél) ainsi que des médecins correspondants
✓ Validation du rendez-vous
✓ Cotation des actes (ASAP)
✓ Impression des plannings des consultations pour les médecins, et pour l’accueil
✓ Répartition des salles de consultation en fonction des médecins consultants (tableau)
✓ Prise de messages pour médecins et paramédicaux
✓ Orientation des patients
✓ Inscription compte MyChuga
✓ Gestion des demandes et prises de RDV en ligne.
- Secrétariat de Bureau 1
✓ Accueil téléphonique n°2 : Accueil Physique et téléphonique du public (SVI).
✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients
✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville (monSisra et Outlook)
✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (courrier de l’interne à envoyer à un senior pour validation)
✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes intra-CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Bureau 2 (seulement l’après-midi)
✓ Numérisation de tous les documents (Scanhul)
✓ Gestion de la boîte d’envoi Easily : envoi des courriers de consultation / hospitalisation (en vérifiant que PMSI soit OK)
✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes extra- CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc
- Secrétariat de Programmation
✓ Programmation des bilans d’HDJ et filières (point hebdomadaire avec IDE de coordination)
✓ Programmation des hospitalisations complètes (point hebdomadaire avec cadre de santé)
✓ Programmation des RDV de consultation des patients hospitalisés
✓ Suivi du PMSI HDJ et HC
✓ Gestion du mouvement des patients en HC et HDJ
✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (Relectures, mise en page + vérif venue et date du jour + ajout destinataires des CR des patients sortis la veille (ou plus si WE) + envoi à valider au senior)
✓ Accueil Physique et téléphonique du public
✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients hospitalisés
✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville, en rapport avec les patients hospitalisés (monSisra et Outlook)
- Secrétariat de Frappe
✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ)
- Télétravail
✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ) du Service voire du Pôle en période de baisse d’activité.
NB : Les activités spécifiques liées au poste sont susceptibles de modifications, selon l’évolution des pratiques et des activités du service.
Le temps de télétravail correspond à un jour fixe/semaine, à la seule condition que l’effectif des agents soit complet (Cf Charte).
RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES
Relations hiérarchiques :
✓ La secrétaire médicale référente
✓ Le cadre administratif de pôle
Relations fonctionnelles :
✓ Le chef de service
✓ Les équipes médicales et paramédicales du service de Rhumatologie
✓ Le cadre de santé des unités d’hospitalisation du service de Rhumatologie
✓ Divers services et administrations intra et extra-CHUGA
Profil recherché
Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
Organisation et rigueur
Maitrise de l’expression française écrite et orale
Autonomie et esprit d’initiative
Esprit d’équipe (solidarité, collaboration)
Connaissances des outils de bureautique : EASILY, CRISTAL LINK (PTHA, DIAGSCD), Outlook, Word, Excel
Capacité à prioriser en fonction de l’activité (savoir s’adapter à une charge de travail fluctuante)
Qualité relationnelle.
CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE
Temps de travail : 100%
Horaires : 8h00 – 15h50 / 08h30 – 16h20 / 09h00 – 16h50
Travail dimanches et jours fériés : non
Contraintes particulières :
- MUTUALISATION (polyvalence sur tous les postes)
- Répartition des absences (CA, RTT, FE…) conformément à la réglementation, aux nécessités de service.
- Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile