COORDINATRICE SECRETARIATS SITE VOIRON - H/F

L'établissement

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

  • Soigner
  • Former
  • Chercher

Le poste

UN POSTE de RESPONSABLE COORDINATRICE SECRETARIATS à temps complet 100% est à pourvoir au sein du Nouvel Hôpital de Voiron en contrat à durée indéterminée et/ou titulaire à compter du 01/01/2026.

CADRE STATUTAIRE :

Filière : administrative

Catégorie : B

Corps : Assistants médico-administratifs


PERIMETRE DE LA FONCTION :

Concerne l’intégralité des secrétariats du NHV (liste non exhaustive) :

  • Consultations médico-chirurgicales
  • Consultations du secteur MIG
  • HDJ polyvalent
  • UCA
  • Soins intensifs
  • Pool de frappe
  • Pool de téléphonie
  • HAD

ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :

Les missions du service des secrétariats médicaux peuvent être amenées à évoluer lors du en fonction des évolutions organisationnelles, des nouveaux logiciels, de nouveau matériel et/ou évolution en matière d’édition et d’envoi de courriers. Les missions de la coordinatrice des secrétariats sont les suivantes :

    • Coordonner les aides secrétaires et les assistants médico-administratives de l’ensemble du site de Voiron
    • Veiller au maintien de la dynamique d’équipe
    • Assurer le dialogue quotidien avec les services de soins
    • Gérer le temps de travail des agents (plannings prévisionnels, suivi de réalisation des plannings congés, absences, via l’application Clepsydre, remplacement d’agents), en lien avec les congés des praticiens
    • Animer les réunions d’équipe
    • Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
    • Veiller à une répartition équitable des tâches
    • Initier, en lien avec sa hiérarchie, le recrutement temporaire ou permanent du personnel
    • Rédiger et actualiser les profils de poste de l’ensemble des personnels administratifs,
    • Procéder au recensement des besoins de formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
    • Accueillir et organiser le tutorat des nouveaux personnels et des stagiaires
    • Gérer les commandes de consommables et de prestations :
    • Gérer toutes les demandes d’intervention aux services techniques
    • Gérer les demandes d’intervention au support informatique
    • Gérer les habilitations informatiques des médecins et des personnels administratifs
    • Gérer les habilitations informatiques badges et easily des internes et externes
    • Tenir et mettre à jour des indicateurs définis par l’encadrement
    • Faire le lien entre les secrétariats, les services de soin et les équipes médicale sur la gestion de l’organisation des secrétariats (modification horaire, arrivée nouvel agent, fermeture exceptionnelle…)
    • Recenser les incidents et rédiger les fiches Qualnet

Compétences spécifiques :

Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d’une expérience de plusieurs années ayant la capacité de réactualiser ses compétences.

Savoir :

  • Qualités rédactionnelles
  • Terminologie médicale
  • Droit des patients
  • Gestion du temps de travail
  • Gestion des conflits
  • Gestion du stress
  • Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Savoir-faire :

  • Maîtrise des logiciels et des applications de gestion (Chronos, Easily, Diane) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)

Savoir être :

  • Qualités relationnelles
  • Esprit d’équipe et d’initiative : travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
  • Sens de la communication intra et inter-sites
  • Sens des responsabilités
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Adaptabilité, souplesse et ponctualité
  • Discrétion
  • Maîtrise de soi, patience, écoute, diplomatie avec ses interlocuteurs
  • Rigueur dans l’organisation du travail
  • Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
  • Capacités d’organisation et de méthode
  • Réactivité

Relations PROFESSIONNELLES :

Liens hiérarchiques :

  • Directrice déléguée
  • Cadre supérieur de gestion des pôles

Liens fonctionnels :

  • Contacts directs et permanents avec les usagers
  • Relations avec les chefs de service du NHV, les responsables médicaux de pôle, les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé
  • Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers

Profil recherché

Conditions d’exercice :

Temps de travail : poste à temps complet

Horaires :

  • Horaires : cadres
  • Astreintes / gardes : non
  • Travail dimanches et jours fériés : non
  • Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement du plan blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maitriser.

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile