ADJOINT DES SERVICES ADMINISTRATIFS GESTION CONCOURS EXAMENS PROFESSIONNELS - H/F
L'établissement
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
- Soigner
- Former
- Chercher
Le poste
Missions du service :
La Direction des Ressources Humaines du CHU de Grenoble a pour missions :
- Le recrutement (embauche de personnels, organisation des concours au profit du CHU et des Etablissements hospitaliers du Département de l’Isère),
- La gestion des carrières, la préparation et le suivi des commissions paritaires,
- Le suivi de la prime de service,
- La mise en œuvre de l'évaluation des personnels,
- La gestion du F3SCT,
- La mise en œuvre d'une politique d'amélioration des conditions de travail,
- La réinsertion professionnelle des agents reclassés pour raisons de santé (CIRP),
- La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences,
- La préparation des dossiers de retraite des agents, présents et partis,
- La validation de la paie et de la saisie des nomenclatures de paie et de statut,
- Le suivi des questions syndicales et des autorisations d’absences syndicales,
- La politique de promotion professionnelle,
- Le suivi du tableau des emplois et des mensualités.
Les activités spécifiques au poste (activités réparties sur deux adjoints administratifs)
- Informations générales sur les concours :
- Renseignements téléphoniques, physiques, par écrit ou par messagerie aux personnes intéressées par les concours
- Transmission de tous les documents concernant les concours (arrêtés, annales etc.)
- Gestion du stock des annales
- Mise à jour du recensement des concours effectués dans l’année.
- Gestion des concours :
Taches générales de secrétariat :
Préparation des pochettes contenant tous les éléments relatifs à chacun des concours pour le suivi du concours ouvert.
Demande des profils de postes validés par le directeur référent
Frappe de l’arrêté de composition des jurys (après contrôle des textes pour chaque corps si modification des textes)
Candidatures :
Réception et traitement des dossiers de candidature : vérification des pièces du dossier, vérification de l’aptitude des candidats à présenter le concours (diplômes, expérience, etc.) en collaboration avec l’ADC.
Gestion des dossiers de demande d’équivalence aux commissions nationales et régionales.
Etablissement de la liste des candidats par ordre alphabétique.
Etablissement des tableaux précisant le nom, prénom, adresse, diplômes, expérience professionnelle, observations, en complément du CV
Jury :
Recherche par téléphone ou par mail de membres de jury selon l’arrêté relatif au concours concerné et recherche de correcteurs éventuels (concours sur épreuves avec de multiples candidats).
Convocation des membres du jury (réunion préliminaire, réunion d’admissibilité, réunion d’admission selon les concours) lorsqu’une date commune à tous a pu être trouvée.
Envoi de la fiche de demandes de renseignements aux membres du jury pour leurs frais de concours.
Sujets : Mise en forme des sujets des épreuves d’admissibilité et d’admission selon les concours
Organisation et gestion des concours:
Pour les concours sur titres sans oral ni admissibilité :
. réservation des salles,
. convocation des membres du jury pour la réunion d’admission
. préparation de la salle de réunion pour la réunion d’admission et des documents
Pour les concours sur épreuves :
. convocation des candidats aux épreuves d’admissibilité.
. mise en forme et duplication des sujets des épreuves écrites.
. réservation des salles,
. préparation des salles et surveillance des épreuves écrites ou orales d’admissibilité en collaboration avec l’Adjoint des Cadres.
. numérotation et transmission des copies aux correcteurs.
. préparation de la salle de réunion pour l’admissibilité et admission
. convocation des candidats admissibles aux épreuves d’admission
. convocation des membres du jury pour les épreuves d’admission.
Organisation pratique des épreuves écrites ou orales :
- Selon les types de concours : pour les concours avec épreuves orales établissement du calendrier horaire de passage des candidats pour l’épreuve orale et la pratique s’il y a lieu.
- Accueil des candidats, vérification de leur identité, tirage au sort des sujets, installation des candidats pour la préparation et respect du temps donné (en collaboration avec l’Adjoint des Cadres).
- Accueil et installation des candidats pour le temps qui leur est accordé pour la préparation de leur épreuve orale.
Documents pour le jour du concours (admissibilité et admission) :
. Etablissement des tableaux mentionnant le nom, prénom, adresse par ordre alphabétique
. Établissement du document destiné au relevé de notes,
. préparation de la fiche d’admissibilité (à compléter par les membres du jury).
. préparation de la fiche d’admission (à compléter par les membres du jury).
. fléchage du lieu de concours pour les candidats et membres du jury.
. frappe du procès-verbal signé à l’issue de la réunion d’admission par les membres du jury puis classement du PV signé au dossier concours.
Résultat des concours :
- affichage des résultats DRH ainsi que fax ou mail à la Direction sud, Gestion Tronche, et aux responsables administratifs de pôles ainsi qu’aux Etablissements extérieurs concernés par le concours.
- Frappe et envoi des courriers en lien avec l’ADC aux candidats retenus ou non retenus. Copies des courriers à la gestion des carrières, recrutement (si concerne les contractuels), formation continue, pôle d’activité.
Opérations postérieures à l’organisation des concours
- Information des responsables administratifs de pôles (en fonction des concours)
- Mise à jour du tableau récapitulatif des concours organisés et archivage
- Rédaction des documents pour le remboursement des frais de concours aux membres des jurys.
- Courriers de notification aux candidats reçus (liste principale et liste complémentaire) et non retenus.
- Validation des copies des diplômes originaux présentés par les candidats reçus aux concours et avant nomination (conformité au document original).
Tableaux de bords
- Bilan annuel des concours
Autres :
- Courriers et documents divers concernant les concours, donnés par l’Adjoint des Cadres.
3 Dossiers avancements, promotions et CAPL :
Aide ponctuelle à l’Adjoint des cadres pour la réception, le tri, la préparation des dossiers de promotion et d’avancement et des dossiers soumis à l’avis des Commissions Administratives Paritaires Locales
Les relations professionnelles spécifiques au poste :
ð Secteurs recrutement, carrières et tous secteurs de la DRH
ð Directions de pôles
ð Membres des jurys
ð CH du département et hors département
ð Professeurs d’enseignement public et privé
ð Candidats aux concours
ð Médecins (pour le concours ambulancier)
Profil recherché
Les savoir-faire spécifiques :
§ Maîtrise du logiciel WORD – EXCEL – OUTLOOK – CPAGE – INTRANET – INTERNET
§ Bonne lecture des décrets portants statuts particuliers et arrêtés d’ouverture des concours pour le respect des délais indiqués, la bonne constitution du jury, et renseignements des candidats.
§ Connaissance des conditions de candidatures pour informer les candidats
§ Strict respect de la confidentialité et discrétion (qualité indispensable) dans toutes tâches se rapportant aux différents concours concernant les candidats et sujets.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile