ADJOINT ADMINISTRATIF AU BUREAU DES ENTREES EHPAD COUBLEVIE - H/F

L'établissement

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

  • Soigner
  • Former
  • Chercher

Le poste

UN POSTE D'ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER à temps plein 100% en Contrat à Durée Indéterminée est à pourvoir au bureau des Entrées de l'Ehpad de Coublevie dès que possible.

"L'EHPAD de Coublevie est facilement accessible depuis la gare SNCF de Voiron en empruntant la ligne de bus 2 (Voiron Le Parvis – ZA du Roulet Coublevie), qui assure environ 40 allers-retours par jour. Cette liaison directe facilite les déplacements quotidiens. »

I. MISSIONS GENERALES-PERMANENTES ET activites SPECIFIQUES

Accueil téléphonique (35050)

Bureautique (35066)

Classement et archivage (46385)

Communication/relations interpersonnelles (15034)

Gestion administrative (32076)

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)

Technologies de l'information et de la communication (NTIC) (46262


1. ACTIVITES PRINCIPALES

· Accueil, information, orientation et relationnel courant auprès des résidents et des familles

· Gestion du courrier

· Accueil téléphonique

· Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions propres à la structure :

Commission admission,

Réunion des familles,

CVS,

Commission restauration,

· Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions/réunions avec les organismes extérieurs (CAF, trésorerie, Conseil départemental, …)

· Actualisation des documents réglementaires :

Livret d’accueil

Règlement de fonctionnement

Contrat de séjour

· Tenue des indicateurs de suivi propres à la structure

· Secrétariat général et reporting

· Gestion des demandes d’admissions

· Gestion des courriers et informations à destination des familles

· Archivage et suivi des dossiers médicaux


2. ACTIVITES SPECIFIQUES A LA STRUCTURE :

  • Accueil et orientation des sociétés extérieures, des stagiaires, coiffeuse…
  • Gestion des déclarations de décès:
    • Envoi des certificats de décès à la mairie de Coublevie et Déclaration papier
    • Envoi des attestations au notaire.
  • Gestion des affichages dans la structure
  • Tri du courrier et traitement.
  • Renouvellement étiquettes labo. Renouvellement copies cpam +mutuelle pour les unités.
  • Enregistrement et mise à jour des dossiers d’admissions « en attente » sur Excel :
    • Courrier AR ou HS
    • Mise à jour des renouvellements
    • Archivage des dossiers sans renouvellement qui ont plus de 6 mois. (Conseil général –logiciel via trajectoire – Grand âge – double emploi).
  • Gestion des demandes d’admission reçues par VIATRAJECTOIRE, et réponses de la commission d’admission sur VIATRAJECTOIRE : préparation de la commission d’admission, étude des dossiers, présentation en commission.
  • Gestion des demandes des dossiers médicaux
  • Gestion des dossiers administratifs et financiers : (entrées, hospitalisation, sorties, décès)
  • Facturation
  • Mise à jour de la liste des tutelles
  • Divers : Suivi COVID et/ou en cas de crise sanitaire

II. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques :

· Directeur délégué du site Voiron ou son adjoint

· Cadre de gestion du site Voiron

Relations fonctionnelles :

· Médecins

· Psychologues

· Cadres de santé

· Cadre supérieur de pôle

· Secteurs logistiques et techniques du CHUGA Voiron

· Prestataire extérieur entretien des locaux

Profil recherché

Prérequis :

- Connaissance de la bureautique

- Connaissance des techniques de secrétariat

- Connaissance des ressources territoriales sociales et médico-sociales

- Connaissance de l’environnement médical

- Polyvalence dans ses missions

- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation


Compétences nécessaires :

- Maîtriser les outils informatiques

- Connaître la réglementation, les structures et les dispositifs liés à l’activité du secteur sanitaire et médico-social

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- Être capable d’analyse et de synthèse

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage

- Travailler en équipe / en réseau


Les compétences spécifiques :

Savoir :

- Accueil téléphonique

- Bureautique (Word, Excel, Power-point) + Viatrajectoire

- Classement et archivage

- Droit des patients

- Secrétariat

- Vocabulaire médical


Savoir-faire :

- Être capable de prendre des initiatives adaptées

- Utiliser l’outil informatique

- Renseigner ses interlocuteurs

- S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

- Faire preuve de réactivité,


Savoir être :

- Avoir l’esprit d’initiative

- Avoir une grande capacité d’adaptation

- Avoir le sens de l’écoute et de l’accueil

- Savoir travailler en équipe

- Savoir gérer son stress

- Savoir communiquer

- Savoir être discret, diplomate et accueillant

- Etre motivé(e) pour entretenir et réactualiser ses connaissances

- Etre disponible

- Etre réactif

- Etre rigoureux

I. CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

Horaires : postes en 7h30

Travail dimanche et jours fériés :

L’adjoint administratif travail uniquement en journée du lundi au vendredi par roulement selon le planning établi, conformément à la réglementation et aux nécessités du service.

Contraintes particulières :

La répartition des absences (CA, FE, FC, RTT) se fait conformément à la réglementation, selon les nécessités de service et en lien avec la continuité des soins.

II. LES RISQUES PROFESSIONNELS

Gestes répétés et postures de travail

Manutention objets / masses

Agents biologiques

Agents chimiques

Appareils électriques

Travail sur écran

Station assise

Charge mentale

Stress

Agressivité des patients et/ou des familles

Contraintes organisationnelles

Contraintes relationnelles


Moyens de prévention

Livret d‘intégration

Formation prévention TMS :

-gestes et postures

Formation prévention risque biologique

-précautions standard et complémentaires (utilisation produits et matériels)

Formation prévention RPS :

-gestion du stress

-gestion de l’agressivité

-débriefing et réunion d’équipes (gestion des situations complexes)

Formation incendie

Port des EPI lorsque cela est nécessaire

Vaccinations à jour, radio pulmonaire régulière, analyses si besoin








Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile