AMA CHEFFERIE DE SERVICE, UNIVERSITAIRE SECRETAIRE MEDICALE RÉFÉRENTE - H/F
L'établissement
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
- Soigner
- Former
- Chercher
Le poste
I. OBJET
Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. II. CHAMP D’APPLICATION
• Secteurs : Centre Gérontologique Sud CGS, site Sud
• Pôle Humain en Mouvement Sud PHMS P19 III. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE
1) Secrétariat de chefferie :
• Arrivée internes médecine et pharmacie et externes : livret d’accueil internes et externes à régulariser régulièrement
• Gestion planning des externes dont observations pédagogiques et jury clinique
• Psychologues : Transmission des congés à la cheffe de service et des formations à la cheffe de service + directeur délégué. Transmission des congés signés scannés aux référentes chronos des psychologues, CC à l’intéressée
• Habilitations des étudiants : cristalink, Easily et demande pour les badges
• En charge de l’accueil (suivre en amont de l’arrivée : préparation, si logement, vérification et arrivée des stagiaires selon personnes concernées -cadres, infirmière, médecin) et des plannings des étudiants et stagiaires du service
• Centralisation des communications de dossiers médicaux et gestion des contentieux : réponse à la direction générale, suivi, état des lieux
• Gestion du directoire du CGS
• Gestion des nouveaux projets (HDJ SMR, HDJ RAAC, USLD)
• Référent via trajectoire pour le service (mise à jour thésaurus)
• Coordination des enquêtes hébergement (EHPAD, USLD) en lien avec secrétariat
• Rapport d’activité, anticipation et suivi (Annuelle par UF, consultation mémoire et UCC, ANAP UMG, enquête nationale)
• Statistiques annuelles
• Mise à jour documents (livret accueil, contrat de séjour) en lien avec secrétariat
• Hébergement Astreintes médicales réceptionnées, mise à jour et transmission aux secrétaires pour affichage dans les services
• Commandes fournitures bureautiques et suivi
• Tickets travaux et interventions
• Commande matériel
• Gérer les habilitations informatiques
• Binôme régie
Fiche de poste 2/3
• Alimenter Outlook pour les RDV pour les médecins concernés
• Mise à jour annuaire interne (Intranet) et externe (site CHUGA)
• Actualisation régulière du classeur plan blanc dans casier (nums de tel, fiches réflexes
2) Référente des équipes de secrétariats médicaux:
• Management et coordination du personnel administratif : au total 10 agents répartis sur 3 niveaux
o Animer une équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider)
o Organiser des réunions d’équipes et en assurer le compte-rendu à la hiérarchie
o Organiser et planifier dans le but d’optimiser le travail dans les secrétariats
o Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
o Veiller à une répartition équitable des taches
o Favoriser la communication entre les différents secrétariats
o Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d'absence
o Organiser les remplacements d’agents
o Sélectionner des candidats pour le recrutement
o Assurer les évaluations du personnel : entretien individuel d'évaluation et notation annuelle
o Rédiger et actualiser les profils de poste
o Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
o Encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
o Gérer les plannings (chronos) du personnel administratif.
• Assurer le suivi d’activité du service (tableaux d’activité, statistiques, etc…) et son exhaustiviité
• Accueil et suivi stagiaires AMA en lien avec centre de formation
• Rédiger, diffuser et actualiser des procédures et des protocoles
• Connaissances des différents postes de secrétaires et frappe CR si besoin et/ou aide ponctuelle
• Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants
• Recensement annuel des besoins AMA en équipement hôtelier, travaux, QVT en lien avec Cadre Supérieur de gestion
• Travail collaboratif avec les 2 autres AMA référentes du pôle et le cadre supérieure de gestion (réunion mensuelle, formation flash à destination du personnel administratif, représentation du métier AMA )
3) Secrétariat universitaire :
• Lien avec la faculté et les étudiants de l’université notamment demande de personnes étrangères, avec la faculté de pharmacie, ERASMUS
• Planning des enseignements de la cheffe de service et médecin universitaire
• Gestion de la biblio : Programmation des personnes extérieures et communication aux médecins et cadres (ou autres professionnels concernés) du sujet abordé
Profil recherché
V. QUALITES REQUISES SUR CE POSTE
✓ Maitrise des logiciels institutionnels
✓ Techniques de Management
✓ Qualités relationnelles
✓ Qualités rédactionnelles
✓ Esprit d’équipe
✓ Rigueur dans l’organisation du travail
✓ Autonomie et esprit d’initiative
✓ Esprit d’analyse et de synthèse
✓ Adaptabilité et capacité à prioriser
✓ Réactualisation des compétences
✓ Sens de la communication
✓ Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
✓ Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
Fiche de poste 3/3
VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES
Relations hiérarchiques :
✓ Le cadre supérieur de gestion du pôle
✓ Le directeur délégué
Relations fonctionnelles :
✓ Le chef de service
✓ Les équipes médicales et paramédicales du service du CGS
✓ Les cadres de santé du CGS
✓ Divers services et administrations intra et extra-CHUGA
VII. CONDITION DE TRAVAIL DANS LE POSTE
• Temps de travail : 100%
• Horaires : horaires cadre
• Organisation planning avec secrétaires référentes du pôle
• Travail dimanches et jours fériés : non
• Télétravail possible selon besoins et organisations
• Contraintes particulières :
• Répartition des absences (CA, RTT, FE…) conformément à la réglementation, aux nécessités de service.
• Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile