Adjoint Administratif - Bureau des Entrées Sud - H/F

L'établissement

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

  • Soigner
  • Former
  • Chercher

Le poste

I. PROFIL DE POSTE – DIRECTION DE LA CLIENTELE

Adjoint Administratif affecter à l’accueil et la régie TV de l’Hôpital Sud (poste à 100%).
La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf
secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

II. LIEU D’EXERCICE

Secteurs : BDE de l’Hôpital Sud
Unité ou secteur concerné : Bureau des Entrées.
Domaine : Accueil des patients admis en hospitalisation ou en soins externes sur le site Sud.

III. EXIGENCES INSTITUTIONNELLES ET RELATIONS DE TRAVAIL

Exigences institutionnelles : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et
au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d’afflux massif
de victimes.
Relations fonctionnelles : L’adjoint administratif hospitalier est rattaché directement à l’adjoint des cadres hospitaliers
de son secteur et au responsable du Bureau des entrées.
Relations professionnelles :
 Relations fonctionnelles internes :
 Relations avec les services de soins et les services médicotechniques ;
 Relations avec la Direction des services numériques (DSN) éventuellement ;
 Relations avec les assistantes sociales ;
 Relations avec les services de la logistique.
 Relations fonctionnelles externes :
 Relations avec les caisses d’assurance maladie
 Relations avec les Mutuelles
 Relations avec les compagnies d’assurance
 Relations avec les employeurs
 Relations avec la Trésorerie du CHU Grenoble Alpes (Trésorerie hospitalière du Sud Isère)
 Relation avec la Direction de la Clientèle.

IV. DEFINITION ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE

L’agent connaît les règles de fonctionnement de son Service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion
professionnelle à observer à l’égard des patients, mais également sur toutes les missions qu’il est amené à réaliser dans
le cadre de ses fonctions. Il assure l’accueil des patients ainsi que des accompagnants. Il enregistre des informations sur
un poste informatisé et peut se référer à son cadre de proximité en cas de difficultés. L’agent connait les enchainements
du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les
informations, les contrôle et sait alerter en cas d’anomalie (voir référentiels documentaires).
 Accueil des hospitalisés, des consultants, des familles et des ambulanciers privés et sapeurs pompier.
 Constitution du dossier administratif (identification du malade : recueil et scan des pièces justificatives ;
couverture santé : recueil et scan de pièces justificatives)
 Gestion du dossier pour facturation : se conformer aux règles particulières de prise en charge en s’assurant
d’une saisie exhaustive des informations sur le logiciel Pastel.
Les activités spécifiques au poste :
La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :
 Accueil / orientation générale des patients :
- Accueillir et orienter les patients, les familles et les accompagnants.
- Donner une excellente image de marque de l’établissement.
- Réceptionner les appels téléphoniques ayant pour objet de situer un patient dans l’Établissement,
mettre en relation le demandeur et l’unité de soins concernée, tout en observant les règles de discrétion
professionnelle.
- Saisie des informations :
 Maîtrise du logiciel d’admission des patients, rapidité d’exécution et qualité du travail
 Recueil /collecte / vérification/ enregistrement dans les systèmes informatiques hospitaliers SIH
des données :
 Identité complète patient,
 Médecin traitant,
 Personnes de confiance, contacts à prévenir,
 Numéros de téléphone,
 Adresse de courrier électronique,
 Etc.
- Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement pour les soins externes et les
hospitalisations et des règles de financement des établissements de santé :
 Traitement des rejets B2, du contentieux.
 Redressement des dossiers facturés.
 Gestion des dossiers des hébergés (EHPAD, LS, SSR gériatrie).
 Saisie des éléments variables de facturation.
 Contrôle de la facturation.
 Facturation des prestations des laboratoires du CHUGA pour les Etablissements de Santé et les
laboratoires extérieurs.
- Connaissance du circuit de l’information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (Services de soins,
CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale) ;
- Connaissance de l’environnement informatique.
 Mandataire préposé à la régie :
- Assurer la collecte des paiements pour les soins externes et les loyers.
- Etablir des bilans financiers réguliers, en s’assurant de l’exactitude des montants encaissés.
- Émettre et superviser la facturation des frais liés à la mise à disposition des téléphones et des télévisions.
- Vérifier la conformité des factures avec les dispositions tarifaires en vigueur.
- Gérer l’inventaire des équipements tels que les casques audios et les télécommandes, en garantissant
leur disponibilité et leur bon état de fonctionnement.
- Organiser la distribution et la collecte des équipements, tout en maintenant un registre à jour.

V. COMPETENCES ET/ OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

Au moment de sa prise de poste, l’agent est accompagné et formé à son nouveau poste. Il est informé :
 Des procédures et techniques relatives à la constitution d’un dossier administratif et du processus de facturation
qu’il doit connaître (identitovigilance, financement séjour ou consultation, …) ;
 Des capacités organisationnelles qu’il aura à mobiliser ;
 Des capacités relationnelles nécessaires au travail en équipe et auprès d’un public vulnérable ;
 De la réglementation en vigueur dans les hôpitaux publics (règles de facturation / continuité des soins).
L’institution attend de l’agent du BDE qu’il :
 Participe aux formations de l’institution et proposées par son encadrement dans le cadre de l’entretien annuel
de formation notamment ;
 Tienne compte des recommandations et consignes de son encadrement et s’informe en cas d’incertitude ;
 Sache retrouver les référentiels, protocoles, mails, fichiers outils nécessaires à la bonne exécution de ses tâches ;
 S’inscrive dans une démarche de progression et soit également en mesure de s’auto–évaluer.

Conditions particulières :
 Port du badge d’identification de la fonction et du prénom de l’agent ;
 En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en
cas de besoin impérieux. Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une
adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maitriser.

Profil recherché

Compétences et connaissances spécifiques :
 Qualité et sens de l’accueil du patient
 Rapidité, précision et rigueur.
 Gérer en toute autonomie son dossier dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte
 Savoir écouter et informer.
 Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL afin de constituer le dossier administratif du patient ;
 Connaissance des textes relatifs aux fonctions de mandataire préposé à la régie ;
 Bonne pratique de l’encaissement pour une bonne gestion en lien avec la Trésorerie du CHU ;
 Identifier/analyser des situations exceptionnelles nécessitant d’appeler les vigiles, des professionnels médicaux
ou paramédicaux, encadrement, directeur de garde… ;
 Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, les règles de
confidentialités (patient sous X, confidentiel) ;
 Capacité de synthèse des informations relatives aux patients et des demandes des familles ;
 Connaissance de la géographie et topographie de l’Établissement ;
 Maitrise du pack office (Excel, Word…)
 Connaissance de la structure informatique en rapport avec celle-ci ;
 La pratique de langue(s) étrangère(s) est un plus.
Savoirs-être :
 Discrétion.
 Disponibilité professionnelle et volonté de progresser.
 Compréhension empathique du patient, considération positive.
 Bonne gestion du stress et des priorités.

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile